Tin VNPT , Mon, Oct 24, 2022
Ký chữ ký số trên file excel là một trong những thao tác xác minh đơn vị lập văn bản, tờ khai và thể hiện tính toàn vẹn và tư cách pháp lý của các loại giấy tờ này. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn ký chữ ký số trên các file excel thông dụng như 2007, 2010, 2016, 2019 đơn giản, chi tiết nhất để thực hiện thành công.
Hiện nay, hầu hết người dùng đều lập các mẫu biểu trên file Excel 2007, 2010, 2016, 2019. Sau đây là cách hướng dẫn người dùng ký số trên các file Excel này.
Các bước ký chữ ký số trên file Excel 2007 được thực hiện khá đơn giản. Bạn cần thực hiện qua 9 bước sau:
Bước 1: Bạn kết nối USB Token vào máy tính qua cổng USB
Bước 2: Mở file Excel mà bạn cần ký số.
Bước 3: Tại giao diện file Excel, bạn click vào biểu tượng Office góc trên cùng bên trái, rồi chọn “Prepare”. Sau đó bấm chọn “Add a Digital Signature”.
Bước 4: Xuất hiện cửa sổ Microsoft Office Excel, bạn nhấn OK.
Bước 5: Khi hiện ra Window Sign, bạn chọn “Change”.
Bước 6: Tiếp theo bạn chọn chứng thư số sử dụng để ký số.
Bước 7: Khi cửa sổ Sign xuất hiện tiếp tục Sign để thực hiện ký số trên file.
Bước 8: Tiếp theo người dùng nhập mã PIN, rồi nhấn đăng nhập.
Bước 9: Cuối cùng bạn nhấn OK để hoàn thành quá trình ký số trên file Excel.
Bước 10: Sau khi ký thành công, chữ số trên tệp Excel sẽ hiển thị với ký hiệu [Signed, unverified] là đã ký thành công.
Về cơ bản việc ký chữ ký số trên file Excel 2010, 2016, 2019 cũng được thực hiện tương tự như trên file Excel 2007. Các bạn thực hiện theo các bước. Cụ thể:
Bước 1: Cắm USB token của chữ ký số vào máy tính qua cổng USB.
Bước 2: Mở file Excel cần ký, trên thanh công cụ chọn “Info”. Tiếp theo bạn nhấn vào “Protect Workbook” rồi chọn “Add a digital signature” để thêm chữ ký số mà mình muốn tạo vào file Excel.
Bước 3: Người dùng chọn “Approved this document” rồi chọn “Change”. Sau đó, bạn chọn “Sign”.
Bước 4: Bạn điền mã PIN rồi bấm đăng nhập để thực hiện ký chữ ký số trên file Excel.
Bước 5: Cuối cùng khi hệ thống thông báo như hình dưới người dùng cần chọn OK là hoàn thiện việc ký số.
Thông thường, ký trên file Excel ít xảy ra lỗi hơn so với ký tờ khai thực hiện trên các phần mềm. Bởi ký trên file Excel là offline không phải là các file online nên không có sự can thiệp của hệ thống mạng, đường truyền mạng.
Lỗi phổ biến nhất khi ký trên file Excel là lỗi “Your signature could not be added to the document. If your signature requires a smart card, ensure that your card reader is installed correctly”. Tức là bạn không thể thêm chữ ký chữ ký số trên file này.
Trong trường hợp này, bạn có thể reset lại máy tính. Nếu vẫn không được thì có thể ứng dụng Excel của bạn bị lỗi và bạn cần gỡ bỏ và cài đặt lại.
Thực hiện ký chữ ký số trên file Excel khá đơn giản. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý những vấn đề sau để ký nhanh chóng và thành công.
- Trước khi ký chữ ký số cần kiểm tra lại các thông tin trên file Excel. Nếu các thông tin đã đúng hết thì mới thực hiện ký. Bởi sau khi ký thì bạn không thể thay đổi được các thông tin trên file Excel.
- Khi ký xong cần kiểm tra lại xem trên văn bản đã có chữ ký điện tử chưa. Bạn có thể kiểm tra bằng cách mở lại file Excel và vào phần ký số nếu thấy có xuất hiện tên doanh nghiệp, ngày ký là được.
- Bạn nên lựa chọn giải pháp chữ ký số bảo mật, an toàn để tránh bị giả mạo chữ ký.
Một trong những đơn vị uy tín, cung cấp giải pháp chữ ký số bảo mật cao hiện nay là VNPT. Đơn vị cung cấp 2 loại chữ ký số là VNPT-CA (ký cần USB token) và VNPT Smart CA (ký không cần USB token rất thuận lợi vì có thể ký ở bất cứ đâu mà không phải ngồi tại máy tính). VNPT hiện nay cung đa dạng các gói dịch vụ, mức phí sử dụng ưu đãi sẽ giúp người dùng tối ưu chi phí.
Hy vọng những hướng dẫn ở bài viết này sẽ giúp các bạn thực hiện ký chữ ký số trên file Excel dễ dàng và nhanh chóng. Chúc các bạn thành công trong việc ký số để đảm bảo tính toàn vẹn và pháp lý cho văn bản của mình.
LIÊN HỆ TƯ VẤN VÀ ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ
♦ Hotline bán hàng: 0888.20.2929
♦ Mail: bhvnpthanoi@gmail.com
♦ Website: https://vinaphonehanoi.vnpt.vn
♦ Đăng ký trực tuyến: tại đây
0888.202.929
Mẫu hợp đồng
